503.110

Archivdekret
503.110
Evang.-ref. Kirche Kanton Schaffhausen

Dekret über das Archivwesen und die Registerführung (Archivdekret)

(Archivdekret)
vom 26. Juni 2008
Die Synode der Evangelisch-reformierten Kirche des Kantons Schaffhausen,
gestützt auf Art. 69 der Kirchenordnung vom 29. November 2006
beschliesst als Dekret:
I . Allgemeine Bestimmungen
§ 1
Anwendbarkeit
201.200 § 69, 302.110 § 3, 503.111, 503.112 Dieses Dekret regelt die Aufbewahrung und Erschliessung der Akten der Kantonalkirche und der Kirchgemeinden. Sie regelt im weiteren die Führung der kirchlichen Register.
§ 2
Archivverwaltung
201.200 § 69, 302.110 § 31 Der Kirchenstand und der Kirchenrat sorgen für die fachgerechte Führung und Aufbewahrung ihrer Register und übrigen Archivalien.
201.500 § 15, 503.111, 503.1122 Der Kirchenrat kann die für den Vollzug dieses Dekrets erforderlichen Richtlinien und Weisungen erlassen. Für Personendaten bleiben die Bestimmungen des Datenschutzrechts vorbehalten.
503.111 § 5 Abs. 1
§ 3
Archivierungsart
1 Die Dokumente sind in Papierform nach Möglichkeit im Original zu archivieren.
2 Für Dokumente, die zur dauerhaften Archivierung bestimmt sind, ist alterungsbeständiges Papier (ISO/DIN-Norm 9706) zu verwenden.
302.110 § 3 Abs. 1
§ 4
Bestände und Aufbewahrungsfristen; in der Kirchgemeinde
201.200 § 69 Abs. 1, 302.110 § 4, 503.111 § 2 Abs. 11 Im Kirchgemeindearchiv sind aufzubewahren:

a)

b)

die folgenden Unterlagen auf Dauer:

- Register über Taufen, Konfirmationen, Trauungen und Bestattungen;
- Erlasse der Kirchgemeinde;
- Protokolle der Kirchgemeindeversammlungen und der Urnenabstimmungen
- Protokolle der Kirchenstandssitzungen einschliesslich wichtiger Unterlagen
- Verträge und Urkunden;
- Jahresrechnungen und Voranschläge;
- ausserordentliche Abrechnungen von grösseren Anschaffungen oder Bauaufgaben;
- wichtige Korrespondenz des Kirchenstandes.

c)

die folgenden Unterlagen während mindestens 10 Jahren:

- Kassabücher, Journale, Belege und Kontoblätter.
2 Alle weiteren Unterlagen, Drucksachen und Gegenstände sind nur dann dauernd aufzubewahren, wenn sie von kulturellem oder historischem Wert sind.
303.110 § 23 Abs. 1, 503.112 § 1 Abs. 1
§ 5
Bestände und Aufbewahrungsfristen; in der Kantonalkirche
503.112 Das Archiv der Kantonalkirche enthält - während der in Klammern angegebenen Zeit - insbesondere:

a)

eine vollständige Sammlung der landeskirchlichen Erlasse (dauernd);

b)

die Protokolle der Synode und des Kirchenrates einschliesslich der dazugehörenden Unterlagen (dauernd);

c)

die Sammlung der periodischen Mitteilungen und der Broschüren des Kirchenrates (dauernd);

d)

Verträge, Urkunden und Pflichtenhefte (dauernd);

e)

wichtige Korrespondenz der Synode und des Kirchenrates (dauernd);

f)

die Entscheide und weitere Unterlagen der Rekurskommission (dauernd);

g)

Geschäftsberichte (dauernd);

h)

Jahresrechnungen und Voranschläge (Abschluss und Voranschlag, inkl. Kontoblätter: dauernd; Kassabücher, Journale und Belege: zehn Jahre).

§ 6
Verantwortliche Person
201.100 § 34, 201.200 § 69 Abs. 11 Kirchenrat und Kirchenstand führen die Aufsicht über die in ihrem Kompetenzbereich stehenden Archive und Register und bezeichnen die für die Archivierung und Registratur verantwortliche Person.
2 Die Archiv- und Registerverwaltung der Kirchgemeinde ist in der Regel Aufgabe der bzw. einer Pfarrperson der Kirchgemeinde. Über Ausnahmen (z.B. bei Pfarrvakanzen) entscheidet der Kirchenstand.
§ 7
Sicherung und Aufbewahrungsort
1 Das verantwortliche Organ trifft geeignete Massnahmen für die Erhaltung und Sicherung des Archivgutes.
2 Das Archivgut ist in geeigneten und abschliessbaren Räumlichkeiten unterzubringen.
3 Besonders wertvolle oder gefährdete Dokumente sind in feuer- und diebstahlsicheren Archivschränken aufzubewahren.
4 Im Einverständnis mit dem Staatsarchiv und den Gemeinden können sie als Deposita auch im Staatsarchiv bzw. im Gemeindearchiv, sofern dieses die genannten Anforderungen erfüllt, untergebracht werden.
§ 8
Archivplan und -verzeichnis
Für jedes Archiv muss ein Archivplan und das zugehörige Verzeichnis des Archivbestandes vorliegen. Dieses ist laufend nachzuführen.
503.111 § 6 Abs. 1, 503.111 § 7 Abs. 1
§ 9
Prüfung des Kirchgemeindearchivs
1 Der Kirchenrat prüft das Kirchgemeindearchiv periodisch sowie bei jedem Wechsel der Pfarrperson oder der verantwortlichen Person. Er erlässt ein Musterprotokoll für Archivübergaben.
503.111 § 62 Bei der Prüfung des Archivs hat eine Vertretung des Kirchenstandes sowie die verantwortliche Person anwesend zu sein. Jede Archivprüfung ist zu protokollieren.
3 Der Kirchenrat kann eine Fachperson damit beauftragen, unter seiner Aufsicht
- a) Archivverantwortliche wo nötig zu beraten,
- b) eine Prüfung gemäss Absätze 1-2 vorzunehmen.
1 Die Benützung des Archivs erfolgt in den Archivräumen unter Aufsicht der verantwortlichen Person. Sie ist grundsätzlich unentgeltlich. Für ausserordentlich aufwendige Dienstleistungen kann eine Gebühr erhoben werden.
503.110* § 112 In Ausnahmefällen ist unter Vorbehalt der Einschränkungen von § 11 eine Ausleihe gegen Leihschein möglich für Personen, die ein dienstliches oder wissenschaftliches Interesse dartun.
201.100 § 6 Abs. 1, 503.110* § 10 Abs. 2, 503.111 § 6 Abs. 2, 503.112 § 4 Abs. 1
§ 11
Sperrfrist und Zugänglichkeit für Private
1 Die Zugänglichkeit von Dokumenten, die unter Ausschluss der Öffentlichkeit entstanden sind, richtet sich nach den staatlichen Archiv- und Datenschutzvorschriften.
2 Sind besonders schützenswerte Personendaten betroffen, so ist in Zweifelsfällen die oder der Beauftragte für Datenschutz zu konsultieren.
II. Registerführung
301.210 § 41 Die Kirchgemeinde führt folgende Register und Verzeichnisse:

a)

Taufregister;

b)

Konfirmationsregister;

c)

Eheregister;

d)

Bestattungsregister;

e)

Personenregister gemäss § 4 des Dekrets über die Mitgliedschaft.

503.111 § 1 Abs. 12 Der Kirchenrat legt fest, welche Daten in die einzelnen Register aufzunehmen sind. Für die Register sind die beim Kirchenratssekretariat zu beziehenden Registerbogen und Formulare zu verwenden.
201.200 § 18 Abs. 3, 503.111 § 1 Abs. 13 Der Kirchenrat bestimmt die Gestaltung des Taufscheins.
201.200 § 41 Abs. 14 Die Segnung einer registrierten Partnerschaft ist im Kirchenstandsprotokoll zu vermerken.
102.100 § 110, 201.100 § 4 Abs. 5, 201.100 § 4 Abs. 65 Ein und Austritte werden im Kirchenratssekretariat registriert.
§ 13
Elektronische Registerführung
Der Kirchenrat erlässt Bestimmungen über die Möglichkeit der elektronischen Registerführung. Die Archivierung in gebundener Papierform ist sicherzustellen.
201.200 § 23, 201.200 § 31, 201.200 § 36 Abs. 11 Taufen, Trauungen, Konfirmationen werden in derjenigen Kirchgemeinde ins Register eingetragen, wo sie stattfanden.
201.200 § 152 Kirchliche Abdankungsfeiern werden am letzten Wohnort bzw. in der Wahlkirchgemeinde der verstorbenen Person ins Register eingetragen.
3 Die Amtshandlungen, welche Kirchenmitglieder betreffen, sind in das betreffende Register einzutragen. Ein zusätzlicher Eintrag bei auswärtigen Kasualien ist ohne Nummer möglich in der Kirchgemeinde der amtierenden Pfarrperson.
503.111 § 2 Abs. 1
§ 15
Voraussetzung für eine Eintragung
Einzutragen sind alle Taufen und Kasualien, die gemäss Kirchenordnung anerkannt werden.
Auszüge aus den Registern sind den Beteiligten jederzeit und kostenlos auszustellen.
§ 17
Aktenablieferung
Abgeschlossene Registerbände und die weiteren Archivalien sind, sobald sie nicht mehr benötigt werden, dem Archiv abzuliefern.
Dieses Dekret tritt am 1. Januar 2009 in Kraft.
Es ist zu veröffrentlichen und in die kirchliche Rechtssammlung aufzunehmen.

Schaffhausen, 26. Juni 2008

Im Namen der Synode
Die Präsidentin: Lotti Uehlinger
Die Sekretärin: Lisa Wieser

Teilrevision am 26. Nov. 2008 in § 4 Abs. 1 lit. b, in Kraft per 01. 01. 2009
Teilrevision am 27. Nov. 2013 in § 4 Abs. 1 lit. a, in Kraft pet 01. 01. 2014