302.110

Organisation der Kirchgemeinden (Dekret)
302.110
Evang.-ref. Kirche Kanton Schaffhausen

Dekret über die Organisation und Geschäftsführung der Kirchgemeinden

(Organisation der Kirchgemeinden (Dekret))
vom 26. November 2003
Die Synode der Evangelisch-reformierten Kirche des Kantons Schaffhausen,
gestützt auf Art. 12 ff. der reformierten Kirchenverfassung vom 22. September
2002 (RKV, RS 201.100)
beschliesst:
I. Allgemeines
§ 1
Autonomie
102.100 § 111, 201.100 § 3, 201.100 § 121 Die Kirchgemeinden sind Glieder der Evangelisch-reformierten Kirche des Kantons Schaffhausen mit eigener Rechtspersönlichkeit und verfolgen den in Art. 12 RKV genannten Auftrag.
102.100 § 111, 201.100 § 32 Sie ordnen ihre Angelegenheiten im Rahmen der staatlichen und kantonalkirchlichen Vorschriften sowie des ihnen zustehenden Ermessens selbständig.
§ 2
Kirchgemeindereglement
1 Die Kirchgemeinden können in einem Kirchgemeindereglement weitere Bestimmungen über ihre Organisation erlassen, namentlich über:

a)

die von der Kirchgemeinde festzusetzende Zahl von Behörde- und Kommissionsmitglieder;

b)

die Finanzkompetenzen;

c)

das Verfahren für den Erlass von allgemeinverbindlichen Vorschriften und Entscheiden sowie für die Durchführung von Abstimmungen und Wahlen, soweit dies nicht durch das kantonale Kirchenrecht geregelt ist;

d)

die Zuständigkeiten und Aufgaben der Gemeindeorgane, soweit sie nicht durch das kantonale Kirchenrecht festgelegt sind.

2 Das Kirchgemeindereglement bedarf der Zustimmung der Stimmberechtigen der Kirchgemeinde und der Genehmigung durch den Kirchenrat.
201.200 § 69, 503.110 § 4, 503.1111 Der Kirchenstand sorgt für die fachgerechte Führung und Aufbewahrung der pfarramtlichen Register und der übrigen Archivalien. Der Kirchenrat erlässt die notwendigen Richtlinien.
201.200 § 69 Abs. 12 Die Archivverwaltung kann der Pfarrperson übertragen werden.
503.110 § 4 Abs. 1
§ 4
Sammlung der kirchlichen Erlasse
1 Die Kirchgemeinde führt eine Sammlung der in Kraft stehenden eigenen und kantonalkirchlichen Erlasse. Der Zugriff auf die kantonalkirchlichen Erlasse kann auch über das Internet sichergestellt werden.
2 Jedes Kirchenmitglied hat Anspruch auf Einsicht in die beiden Rechtssammlungen.
503.111 § 6 Abs. 2
§ 5
Schweigepflicht
201.200 § 1171 Die Organe der Kirchgemeinde und weitere im Dienste der Kirchgemeinde stehende Personen haben über Wahrnehmungen, die sie in ihrer amtlichen Funktion gemacht haben und die nicht zur Veröffentlichung bestimmt sind, Verschwiegenheit zu wahren.
201.200 § 117 Abs. 22 Die Schweigepflicht dauert nach Beendigung des Amts- bzw. Dienstverhältnisses fort.
201.200 § 117 Abs. 43 Der Kirchenrat kann eine zur Wahrung des Amtsgeheimnisses verpflichtete Person auf Gesuch hin von der Geheimhaltungspflicht entbinden, wenn höherwertige Interessen es gebieten.
§ 6
(Ohne Randtitel)
-
II. Der Kirchenstand
201.100 § 19 Abs. 1, 201.200 § 127 Abs. 3
§ 7
Zusammensetzung und Stimmrecht
201.100 § 9, 201.100 § 17 Abs. 1 lit. b, 201.100 § 19, 201.200 § 61, 201.200 § 621 Der Kirchenstand wird gebildet aus dem Präsidenten oder der Präsidentin und mindestens vier weiteren Mitgliedern der Kirchgemeinde (Art. 19 RKV).
201.100 § 19 Abs. 32 Die gewählten Pfarrerinnen und Pfarrer sowie die gewählten Sozialdiakonischen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (SDM) sind von Amtes wegen stimmberechtigte Mitglieder des Kirchenstandes. Sie müssen jedoch in dieser Behörde die Stimmenminderheit bilden und sind vom Präsidium ausgeschlossen.
3 Besteht eine Stimmenmehrheit der Pfarrschaft und der SDM, so haben sich diese untereinander zu einigen, wer im Kirchenstand das Stimmrecht wahrnimmt. Findet keine Einigung statt, so entscheidet der übrige Kirchenstand unter Berücksichtigung der Grösse des Arbeitspensums, der Anzahl Dienstjahre und einer ausgeglichenen Zusammensetzung von Pfarrschaft und SDM.
4 Die nicht stimmberechtigten Mitglieder der Pfarrschaft und SDM können mit beratender Stimme an den Sitzungen des Kirchenstandes teilnehmen.
5 Ein Wechsel des Stimmrechts ist auf Beginn eines Kalenderjahres oder bei personellen Veränderungen möglich.
§ 8
Aufgaben und Befugnisse
201.100 § 19 Abs. 1, 201.200 § 61, 201.200 § 621 Der Kirchenstand erledigt alle Geschäfte, für die nicht aufgrund spezieller Vorschriften ein anderes Gremium der Kirchgemeinde zuständig ist.
2 Der Kirchenstand vollzieht die Gemeindebeschlüsse und regelt im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften die Organisation der Kirchgemeindeverwaltung.
201.200 § 62 Abs. 13 Er vertritt die Kirchgemeinde nach aussen und wahrt deren Interessen.
201.200 § 128 Abs. 1
§ 9
Konstitution und Referatsverteilung
201.100 § 17 Abs. 1 lit. b, 201.100 § 191 Der Kirchenstand konstituiert sich mit Ausnahme des Präsidiums selbst.
201.200 § 1282 Er legt die verschiedenen Aufgabenbereiche fest und teilt sie den einzelnen Mitgliedern des Kirchenstands zu.
3 Der Kirchenstand regelt die Zeichnungsberechtigung.
201.200 § 62 Abs. 2, 201.200 § 1294 Er kann die Besorgung bestimmter Geschäfte einzelnen Mitgliedern oder Dritten übertragen.
§ 10
Einberufung
1 Die Sitzungen des Kirchenstandes finden statt:
- auf Einladung des Präsidiums, so oft es die Geschäfte erfordern, oder
- wenn mindestens zwei Mitglieder des Kirchenstandes dies verlangen.
2 Der Präsident bzw. die Präsidentin lädt mindestens eine Woche im Voraus zu den Sitzungen des Kirchenstands ein und gibt mit der Einladung die Liste der Verhandlungsgegenstände bekannt.
3 Die Sitzungen sind nicht öffentlich. Der Kirchenstand kann für einzelne Geschäfte weitere Personen zur Beratung beiziehen.
201.200 § 128 Abs. 2
§ 11
Beschlussfähigkeit und Zustandekommen von Beschlüssen
1 Der Kirchenstand ist beschlussfähig, wenn dazu ordnungsgemäss eingeladen worden ist und die Mehrheit der Mitglieder anwesend ist.
2 Ein Beschluss ist dann zustande gekommen, wenn ihm mehr als die Hälfte der stimmberechtigten Anwesenden zugestimmt hat. Bei Stimmengleichheit entscheidet der Präsident bzw. die Präsidentin.
3 Auf ein Geschäft, das den Mitgliedern vor der Sitzung nicht bekannt gegeben worden war, darf nur eingetreten werden, wenn kein Mitglied dagegen Einsprache erhebt oder wenn der Kirchenstand die Behandlung als dringlich erklärt.
201.100 § 9 Abs. 34 Ausstand und Unvereinbarkeit richten sich nach Art. 9 der Kirchenverfassung. Ein ausstandspflichtiges Mitglied hat den Sitzungsraum vor Behandlung des Geschäfts zu verlassen.
§ 12
Leitung
Die Sitzungen werden vom Präsidenten bzw. der Präsidentin oder vom Vizepräsidenten bzw. der Vizepräsidentin geleitet. Das Präsidium wacht über die Einhaltung der Geschäftsordnung.
§ 13
Protokoll
1 Über die Sitzungen des Kirchenstandes ist Protokoll zu führen. Darin ist mindestens festzuhalten:

a)

Ort und Zeit der Sitzung;

b)

Namen der vorsitzenden Person und die Namen der übrigen Anwesenden;

c)

die Namen der antragstellenden Personen und die Anträge;

d)

in umstrittenen Geschäften die Verhandlungen und Erwägungen summarisch;

e)

die Beschlüsse im Wortlaut, bei Abstimmungen und Wahlen auch das Ergebnis.

2 Das Originalprotokoll ist vom Protokollführer oder von der Protokollführerin zu unterzeichnen und an der nächsten Sitzung zu genehmigen.
§ 14
Rücktritt
Rücktritte aus dem Kirchenstand sind dem Präsidium drei Monate vor dem beabsichtigten Rücktrittsdatum schriftlich bekannt zu geben.
III. Haushalt- und Rechnungsführung (§§ 15 bis 35 neu eingefügt durch Beschluss der Synode vom 26. Juni 2008, in Kraft seit 1. Januar 2009)
201.100 § 21, 201.200 § 651 Die Haushaltführung richtet sich nach den Grundsätzen der Gesetzmässigkeit, des Haushaltgleichgewichts, der Wirtschaftlichkeit sowie der Sparsamkeit. Sie ist der christlichen Ethik verpflichtet.
2 Das Rechnungs- und Geschäftsjahr entspricht dem Kalenderjahr.
§ 16
Rechnungslegung
201.100 § 171 Der Kirchenstand unterbreitet spätestens innert vier Monaten nach Ende des Kalenderjahrs die Jahresrechnung der Kirchgemeindeversammlung zur Genehmigung.
201.100 § 172 Wird die Rechnung nicht genehmigt, so hat sie der Kirchenstand mit einem Bericht der Rechnungsprüfungskommission innert zwei Monaten nochmals zur Genehmigung vorzulegen. Bei nochmaliger Rückweisung entscheidet der Kirchenrat.
201.100 § 17 Abs. 1 lit. i-k3 Für Investitionen aufgrund von Spezialbeschlüssen wird nach der Vollendung eine besondere Abrechnung zur Genehmigung vorgelegt.
§ 17
Gemeindeverbindungen
201.100 § 23, 201.100 § 241 Erfüllt eine Kirchgemeinde kirchliche Aufgaben gemeinsam mit anderen Kirchgemeinden, so stellt sie ihren Anteil jährlich in die Rechnung ein.
201.100 § 232 Kirchgemeindeverbände teilen die Betriebsgewinne oder -verluste sowie die Investitionslasten auf die Kirchgemeinden auf.
§ 18
Gesetzmässigkeit
Jede Ausgabe bedarf einer gesetzlichen Grundlage. Eine gesetzliche Grundlage liegt vor, wenn eine Ausgabe die unmittelbare oder voraussehbare Folge von Gesetzen und gleichgestellten Beschlüssen ist.
§ 19
Haushaltsgleichgewicht
201.200 § 65 Abs. 21 Die laufende Rechnung ist mittelfristig auszugleichen. Sie darf nur in Ausnahmefällen mit einem Aufwandüberschuss budgetiert werden.
2 Bei Anträgen und Vorlagen ist die Finanzierung der damit verbundenen Ausgaben und Folgekosten auszuweisen.
§ 20
Rechnungsführung
1 Die Rechnungsführung bezweckt eine klare, vollständige und wahrheitsgetreue Übersicht über die Haushaltführung.
2 Sie ist nach den Grundsätzen der Bruttoverbuchung sowie der qualitativen, quantitativen und zeitlichen Bindung der im Voranschlag eingestellten Beträge vorzunehmen.
§ 21
Bestandesrechnung
1 Die Bestandesrechnung enthält die Vermögenswerte und die Verpflichtungen sowie das Eigenkapital oder den Bilanzfehlbetrag,
2 Die Bilanz erfasst die Aktiven und Passiven.
§ 22
Finanz- und Verwaltungsvermögen
1 Dem Finanzvermögen werden diejenigen Vermögenswerte zugeordnet, welche ohne Beeinträchtigung der kirchlichen Aufgabenerfüllung veräussert werden können.
2 Das Verwaltungsvermögen umfasst jene Vermögenswerte, die unmittelbar der kirchlichen Aufgabenerfüllung dienen.
§ 23
Bewertungsgrundsätze
1 Das Finanzvermögen ist nach kaufmännischen Grundsätzen zu bilanzieren.
2 Das Verwaltungsvermögen ist zum jeweiligen Restbuchwert zu bilanzieren.
3 Die Übertragung vom Finanz- ins Verwaltungsvermögen erfolgt zum Buchwert.
201.100 § 17 Abs. 1 lit. k4 Die Veräusserung von unbeweglichem Vermögen, Kult- und Kunstgegenständen bedarf der Zustimmung der Kirchgemeinde und hat in der Regel zu Verkehrswerten zu erfolgen.
§ 24
Laufende Rechnung und Investitionsrechnung
1 Die Laufende Rechnung enthält den Aufwand und den Ertrag einer Rechnungsperiode. Diese verändern das Eigenkapital oder den Bilanzfehlbetrag.
2 Es kann eine Investitionsrechnung geführt werden. Diese soll jene Finanzvorfälle enthalten, die bedeutende eigene oder subventionierte Vermögenswerte mit mehrjähriger Nutzungsdauer schaffen.
§ 25
Gebundene Ausgaben
Eine Ausgabe ist gebunden, wenn die Behörde insbesondere in Bezug auf ihren Umfang und den Zeitpunkt der Vornahme keine erhebliche Handlungsfreiheit besitzt und die Ausgabe

a)

durch einen Rechtssatz grundsätzlich oder dem Umfang nach vorgeschrieben ist, oder

b)

die voraussehbare Folge eines von den Abstimmenden genehmigten, vorausgehenden Grunderlasses ist, oder

c)

zur Erfüllung der gesetzlich festgelegten Verwaltungsaufgaben erforderlich ist.

§ 26
Abschreibungen
Auf dem Finanzvermögen sowie auf dem Verwaltungsvermögen sind nach kaufmännisch anerkannten Grundsätzen Abschreibungen vorzunehmen. Massgebend ist das Merkblatt der Eidgenössischen Steuerverwaltung über Abschreibungen.
§ 27
Abschreibungen: Ausnahmen
1 Geringere Abschreibungen sind ausnahmsweise möglich, wenn der Nachweis erbracht wird, dass diese mittelfristig wieder korrigiert werden.
2 Soweit es die Finanzlage erlaubt, können zusätzliche Abschreibungen in den Voranschlag aufgenommen oder aus dem Ertragsüberschuss der Laufenden Rechnung vorgenommen werden. Dabei ist vorerst ein allfälliger Bilanzfehlbetrag abzuschreiben.
201.200 § 66 Abs. 3
§ 28
Voranschlag
1 Der Voranschlag entspricht der funktionalen Gliederung von Laufender Rechnung und Investitionsrechnung.
2 Dem Voranschlag sind die Zahlen der letzten abgeschlossenen Rechnung und der Voranschlag des Vorjahres gegenüberzustellen.
201.100 § 17 Abs. 1 lit. j3 Voranschlag und Steuerfuss sind vor Beginn des Rechnungsjahrs zu beschliessen.
4 Werden Voranschlag und Steuerfuss nicht rechtzeitig genehmigt, so ist der Kirchenstand ermächtigt, die für die Verwaltungstätigkeit unerlässlichen Ausgaben zu tätigen und im Übrigen einen Zwölftel der vorgesehenen Kredite pro Monat in Anspruch zu nehmen.
5 Werden Voranschlag und Steuerfuss nicht genehmigt, so legt der Kirchenstand innert 60 Tagen nach der Ablehnung einen neuen Voranschlag vor. Bei abermaliger Ablehnung entscheidet der Kirchenrat und setzt den Steuerfuss fest.
§ 29
Kontenplan
Der Kirchenrat erlässt einen verbindlichen Kontenrahmen und einen Mindest-Kontenplan. Die Kirchgemeinden können Rechnung und Voranschlag unter Berücksichtigung des Kontenrahmens nach dem organisatorischen Aufbau ihrer Verwaltung bzw. nach ihren Bedürfnissen ausgestalten.
§ 30
Finanzplan
1 Die zuständige Behörde erstellt einen Finanzplan soweit dies durch Vorschriften der Kirchgemeinde oder durch Beschluss der Kirchgemeindeversammlung verlangt wird. Der allgemeine Finanzplan enthält in der Regel:

a)

Einen Überblick über die mutmassliche Entwicklung von Aufwand und Ertrag der Laufenden Rechnung;

b)

einen Überblick über die mutmassliche Entwicklung des Personalbestandes;

c)

eine Übersicht über die laufenden und zukünftigen Investitionen;

d)

den voraussichtlichen Finanzbedarf und die Angabe der Finanzierungsmöglichkeiten;

e)

soweit erforderlich eine Übersicht über die Entwicklung des Vermögens und der Schulden.

2 Der Finanzplan ist den Stimmberechtigten zur Kenntnis zu bringen.
§ 31
Spezialfinanzierungen
1 Spezialfinanzierungen sind durch einen Kirchgemeindebeschluss oder einen Erlass der Synode zweckgebundene Mittel zur Erfüllung einer bestimmten kirchlichen Aufgabe. Sie sind wie Ausgaben zu beschliessen. Eine Zweckbindung ist nur zulässig

a)

zur Speisung von Fonds, die das übergeordnete Recht vorschreibt;

b)

zur Vorfinanzierung von Investitionen, für die ein Grundsatzbeschluss oder ein Projektierungskredit vorliegt.

2 Verpflichtungen und Vorschüsse der Spezialfinanzierungen sind zu verzinsen.
3 Eine Spezialfinanzierung ist aufzulösen, wenn ihr Verwendungszweck entfällt oder seit fünf Jahren nicht mehr sachgemäss verfolgt werden kann.
§ 32
Zweckgebundene Zuwendungen
201.100 § 211 Die Kirchgemeinde verwaltet Schenkungen und letztwillige Zuwendungen mit bestimmter Zweckbindung gesondert.
2 Beim Jahresabschluss werden separat geführte Rechnungen in die Rechnung der Kirchgemeinde einbezogen.
3 Auf Antrag des Kirchenstandes hebt der Kirchenrat die Zweckbindung auf oder ändert sie, wenn sie unzeitgemäss oder unwirksam geworden ist.
201.100 § 201 Die Haushaltkontrolle erfolgt durch den Kirchenstand sowie die jeweilige Revisionsstelle (Rechnungsprüfungs- bzw. Geschäftsprüfungskommission).
201.100 § 202 Die Revisionsstelle erstellt jährlich einen schriftlichen Bericht in dem sie über den Umfang und die Schwerpunkte ihrer Revisionstätigkeit, über wichtige Feststellungen und Beurteilungen sowie über wesentliche Revisionspendenzen und deren Gründe informiert.
201.100 § 203 Die Revisionsstelle ist berechtigt, die Vorlage der Bücher und Belege, wie Rechnungen, Quittungen, Beschlüsse, Verträge und alle Auskünfte zu verlangen, die sie für die Durchführung einer einwandfreien Prüfung als notwendig erachtet.
§ 34
Inhalt der Prüfung
201.100 § 20 Für die Prüfungstätigkeit sind die vorstehenden Bestimmungen und die anerkannten Grundsätze der Kontroll- und Revisionstechnik massgebend.
§ 35
Prüfung durch den Kirchenrat
102.100 § 111 Abs. 2, 201.100 § 39 Abs. 1 lit. t Die Rechnung der Kirchgemeinde, einschliesslich des Berichts der zuständigen Revisionsstelle, ist nach Genehmigung durch die Kirchgemeindeversammlung bis spätestens 30. April dem Kirchenrat zur Prüfung einzureichen.
IV. Schlussbestimmungen
§ 36
Inkrafttreten
Dieses Dekret tritt gleichzeitig mit der reformierten Kirchenverfassung vom 22. September 2002 in Kraft. Es ist zu veröffentlichen und in die offizielle Sammlung der kirchlichen Erlasse aufzunehmen.
V. Übergangsbestimmungen
§ 37
1 Die Umstellung des Rechnungswesens auf die neuen Vorschriften ist innerhalb von 5 Jahren nach Inkrafttreten dieser Bestimmungen durchzuführen. In besonderen Fällen kann der Kirchenrat die Frist angemessen verlängern.
2 Der Kirchenrat unterstützt die Kirchgemeinden bei der Umsetzung der Änderungen und sorgt für die notwendige Instruktion.
Schaffhausen, 26. Nov. 2003

Im Namen der Synode
Der Präsident: Eugen Stamm
Die Sekretärin: Regula Güttinger

Teilrevision durch Beschluss der Synode vom 27. Nov. 2013 in § 27 Abs. 3, in Kraft per 01. 01. 2014
Teilrevision durch Beschluss der Synode vom 22. Juni 2017 in § 35, in Kraft per 22.06.2017